Zur der turbulenten Sitzung im Beirat Findorff Ende Februar in der Kesselhalle im Schlachthof hat FINDORFF GLEICH NEBENAN zum Procedere der Abstimmung über die Abstimmung und über die Abstimmung über zwei vorgestellte »Parkraumkonzepte« im Ortsamt West bei der Ortsamtleiterin Ulrike Pala nachgefragt.
»Wir haben an die Leitung des Ortsamtes folgende Presseanfrage, zwecks Überprüfung und Auskunft bevor die aufgezeichnete Sitzung, wie Ihrerseits angekündigt, demnächst gelöscht wird. Der beschriebene Sachverhalt ist uns in der ansonsten gut geleiteten Sitzung erst nachträglich aufgefallen, daher folgende Presseanfrage zum Abstimmungen im Beirat Findorff am 21.02.2023.
Ausgangssituation: Erst bei der zweiten Abstimmung über die Parkkonzepte wurden die online anwesenden Beiratsmitglieder auf Hinweis eines Beiratsmitglieds in die Abstimmung einbezogen und haben abgestimmt. Bei der ersten Abstimmung war das nicht der Fall. Die online anwesenden Beiratsmitglieder wurden unbeabsichtigt »übersehen«.
1. Ist die offensichtlich nicht erfolgte Berücksichtigung der online anwesenden Beiratsmitglieder bei der ersten Abstimmung ein nicht zulässiger Formfehler?
2. Muss die erste Wahl wiederholt werden?
3. Wenn ein Formfehler vorliegt, hätte es vermutlich nicht zur zweiten Abstimmung kommen dürfen. Ist diese Einschätzung korrekt?
4. Sind, wenn der beschriebene Formfehler vorliegt, beide Abstimmungen im Beirat Findorff im April zu wiederholen?«
FINDORFF GLEICH NEBENAN hat von Ulrike Pala, Leiterin Ortsamt West freundlicherweise diese Antwort bekommen, die wir nachfolgend dokumentieren:
In Beantwortung Ihrer Fragen möchte ich Ihnen folgendes mitteilen:
Zunächst möchte ich Sie beruhigen, die Tonaufnahme wird erst nach erfolgter Genehmigung des Protokolls gelöscht. Der Genehmigungsprozess steht anlässlich der nächsten Beiratssitzung am 11. April an.
Eine Beiratssitzung in dieser Größe, zu diesem Thema und mit diesen prominenten Referent:innen und mit insgesamt fast 500 Zuschauer:innen sowie den Beiräten ist eine große Herausforderung. Es müssen drei Teilnehmergruppen (Beirat, Zuschauer:innen und Online-Teilnehmer:innen) koordiniert werden. Trotz bester Vorbereitung kommen bei solchen Sitzungen häufig unvorhergesehene Herausforderungen hinzu. Im Nachgang der Sitzung habe ich mich daher mit meinen Kolleg:innen und der Senatskanzlei sehr intensiv mit dem Abstimmungsprozess der Sitzung vom 21.02.2023 befasst, auf den Ihre Fragen gerichtet sind.
An diesem Abend haben wir hybrid getagt, d.h. ca. 350 Personen waren in Präsenz in der Kesselhalle dabei, weitere ca. 140 Personen haben sich digital dazu geschaltet. In Präsenz und digital zu tagen ist eine Herausforderung an die Mitarbeiter:innen des Ortsamtes. Die technischen Aufgaben müssen zusätzlich zu den regulären Aufgaben bewältigt werden. Deswegen haben wir uns auch Support einer Fachfirma eingeholt. Um den reibungslosen technischen Ablauf der Sitzung zu gewährleisten, waren im Vorfeld trotzdem mehrere Stunden notwendig, die ich, meine Kollegin sowie eine Beirätin mit den Technikern in der Kesselhalle verbracht haben. Dennoch bleiben entscheidende Aufgaben wie Moderation, Protokollführung und das Überwachen des Chats, mit denen zwei Personen bei einer so hohen Anzahl von Akteuren sehr ausgelastet sind.
Hybride Sitzungen sollten voraussetzen, dass die Beiräte vor Ort anwesend sind. Darauf habe ich immer wieder hingewiesen. Nur in besonderen Lebenslagen sollte eine Ausnahme gemacht werden und die Teilnahme von Beiräten digital erfolgen. Und bei Krankheit gehen wir davon aus, dass eine Teilnahme nicht erfolgt. So war am 21.02.23 ein Beiratsmitglied krank gemeldet und ein Beiratsmitglied war zunächst anwesend, hat aber die Sitzung aus Krankheitsgründen vorzeitig verlassen. Beide Beiratsmitglieder haben ihre digitale Anwesenheit erst nach der zweiten Abstimmung gemeldet. Es wäre besser gewesen, wenn sie dies vorab kurz angekündigt hätten. Zu diesem Zeitpunkt hatte ich das Ergebnis schon verkündet.
Da die Modalitäten von hybriden Sitzungen noch nicht abschließend geklärt sind (z.B. ob namentliche Abstimmungen durchgeführt sollten, wie es in der komplett digitalen Sitzungszeit üblich war), habe ich die beiden Beiräte aufgefordert, ihr Votum mitzuteilen. Das Votum hat, wie Sie wissen, das Ergebnis der vorangegangenen Abstimmung nicht verändert. Daher gehe ich davon aus, dass die Abstimmung nicht wiederholt werden muss.
Ich hoffe, ich konnte hiermit Ihre Fragen beantworten. Ich übersende dieses Schreiben in c/c an die Beiratssprecherin sowie an die Senatskanzlei und informiere die lokale Presse.
Mit freundlichen Grüßen
Ulrike Pala
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